Comment organiser un événement professionnel ? Nos 10 étapes pour réussir

Qu’il s’agisse d’un séminaire, d’une soirée d’entreprise, d’une convention ou d’une activité de team building, l’organisation d’un événement professionnel ne s’improvise pas. Pour marquer les esprits et créer une expérience cohérente avec vos valeurs, chaque détail compte, particulièrement si vous êtes seul aux manettes.

Objectifs à atteindre, choix du lieu, logistique, communication et suivi post-événement… Plusieurs étapes sont à respecter pour garantir le succès de votre événement d’entreprise et le souvenir que vos participants en garderont.

Alors pour faire de votre événement le moment mémorable de l’année, suivez nos 10 étapes.

1 – Définissez l’objectif de votre événement professionnel

Prenez le temps de clarifier l’objectif de votre événement.

Souhaitez-vous fédérer votre équipe, renforcer la cohésion entre collaborateurs, ou bien développer de nouvelles synergies à travers un moment de networking ?

Chaque format d’événement répond à un besoin différent et par conséquent un objectif différent. En définissant clairement ce que vous attendez, vous posez les bases d’un projet adapté à vos enjeux. Cette première étape est essentielle pour planifier la suite.

Et si vous vous posez encore la question de l’utilité d’un événement, lisez de ce pas nos 8 bonnes raisons.

En une question : avec quel message doivent repartir mes participants ?

2 – Déterminez votre budget événementiel

Une fois les objectifs posés, place à la définition de votre budget. Définir un budget clair dès le départ vous permet de cadrer votre projet événementiel et d’éviter les mauvaises surprises.
Intégrez l’ensemble des dépenses liées à votre événement comme par exemple :

• Location du lieu et du matériel
• Traiteur
• Animation
• Sécurité
• Animateur et speakers
• Directeur technique ou régisseur
• mobilier et éléments de scénographie
• Transport et hébergement.

Sans oublier de prévoir une marge de sécurité en cas d’imprévus.

Enfin, suivez régulièrement votre budget afin d’ajuster les opérations tout au long de l’organisation et en fonction des dépenses réelles.

Faire appel à une agence spécialisée dans l’organisation d’événements d’entreprise peut s’avérer bénéfique si vous souhaitez vous focaliser sur les aspects primordiaux sans gérer l’aspect financier. Car une agence sait anticiper, optimiser et aligner les moyens avec vos exigences par une prestation clé en main.

Et en une question : quel est le budget idéal et celui à ne pas dépasser.

3 – Choisissez le bon format

Le format de votre événement doit s’adapter à vos objectifs et à votre audience, comme expliqué dans la première partie de cet article.

Par exemple :

• Vous souhaitez rassembler votre équipe autour d’un moment fédérateur ? Un team building ou séminaire incentive peut être une bonne option.
• Vous lancez un nouveau produit ou service ? Pensez à une inauguration ou une soirée d’entreprise
• Vous voulez renforcer votre visibilité dans votre secteur d’activité ? Un stand sur un salon professionnel ou une convention seront plus adaptés.

Vous l’aurez compris, les possibilités sont nombreuses. Le tout est de choisir un format d’événement en phase avec ce que vous voulez transmettre et la façon dont vous souhaitez le faire vivre aux participants.

Et en une question : quels sont les résultats qu’attend l’entreprise après cet événement ?

4 – Fixez la date de l’événement

Pour augmenter vos chances de réunir vos invités, privilégiez un jour en semaine. Cela permet de respecter l’équilibre vie pro / vie perso, aussi bien pour les intervenants et les partenaires ainsi que les invités.
Évitez également les périodes de vacances scolaires, les jours fériés ou les semaines de fin d’année qui sont souvent déjà bien chargées.

Sauf pour les événements dédiés à ces périodes.

Et en une question : quel est le meilleur moment pour organiser l’événement qui atteindra au mieux mes objectifs ?

5 – Réservez un lieu adapté

Le choix du lieu influence fortement l’expérience que vivront les participants. Il doit être accessible et correspondre à votre image de marque.

Pensez d’abord à la capacité d’accueil, aux services disponibles (restauration, stationnement, équipements techniques), mais aussi à l’ambiance du lieu : plutôt formelle, conviviale, inspirante ?
Le cadre doit être cohérent avec le ton que vous souhaitez donner à votre événement professionnel.

Bien sûr réservez votre lieu le plus tôt possible en versant un acompte. Vous serez au moins rassuré quant à sa disponibilité et vous aurez le temps de gérer sereinement les autres étapes logistiques.

Et en une question : quel est le meilleur endroit pour que les participants repartent avec le bon message ?

6 – Identifiez des partenaires fiables

C’est peut-être là l’étape la plus importante. Prenez le temps d’identifier les prestataires adaptés à vos besoins :

• Un traiteur ou service de restauration en accord avec la thématique, les valeurs etc…
• Un prestataire technique pour la gestion du son, de la lumière ou du réseau – faites des tests, ne vous contentez pas d’un “ça marche toujours comme sur des roulettes”
• Un photographe/vidéaste pour capturer les moments forts
• Un service de sécurité pour encadrer l’accès au lieu.

Privilégiez des partenaires qui partagent vos valeurs et comprennent vos enjeux comme si c’étaient les leurs. Leur engagement et leur professionnalisme feront la différence aussi bien en amont que le jour de l’événement.

L’avantage si vous faites appel à une agence événementielle, c’est que celle-ci à déjà son réseau et s’occupera de tous les tests en amont, y compris le repérage.

Et en une question : quels sont les partenaires avec qui j’ai envie de travailler et qui m’inspirent confiance ?

7 – La liste des participants

Identifiez les participants que vous souhaitez inviter : collaborateurs, partenaires, clients, experts. Puis établissez une liste claire et complète des invités à convier.

Envoyez d’abord un save the date puis une demande de confirmation suffisamment tôt. Cela vous permettra d’ajuster la logistique (capacité du lieu, nombre de repas, supports de communication, etc.) en fonction du nombre réel de participants attendus.

Ce fichier devra être étroitement suivi jusqu’au jour J, il permet aussi de relever tous les besoins de chaque personne conviée.

Et en une question : quelle est la cible principale de mon événement ?

8 – Créez le rétroplanning de l’événement

Le rétroplanning est votre meilleure feuille de route pour piloter l’organisation de votre événement professionnel, étape par étape.

Pour cela, identifiez l’ensemble des tâches à réaliser (recherche de lieu, budget, prestataires, invités…) jusqu’au jour J. Intégrez aussi toutes les contraintes matérielles : délais de validation, de production, d’impression, par exemple pour les supports de communication.
Ce document vous permet de structurer votre projet événementiel, d’anticiper les imprévus, et surtout de garder une vue d’ensemble à chaque moment pour reporter à votre hiérarchie.

En une question : en partant de la date finale, quelles sont toutes les étapes en amont ?

9 – Communiquez avant et pendant l’événement

Avant l’événement, l’enjeu est simple : faire connaître votre projet et augmenter le nombre de participations s’il s’agit d’un événement externe, ou acculturer vos équipes à une participation de bon gré s’il s’agit d’un événement interne.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser plusieurs canaux :

• Un site web dédié ou une page sur votre site professionnel pour centraliser les informations (programme, lieu, inscription, billetterie)
• Les réseaux sociaux à adapter selon votre cible
• Une newsletter ou campagne d’emailing pour informer, rappeler et engager vos contacts
• Des invitations par mail ou courrier en avance, suivi d’un rappel quelques jours avant l’événement avec des précisions sur le déroulé
• Des supports physiques ou digitaux comme des flyers, des cartes d’invitation, ou des visuels à partager.

Pendant l’événement, continuez à communiquer en temps réel : partage de contenus live, relais des moments forts sur vos réseaux sociaux. Cela renforcera l’engagement et vous aidera à atteindre pleinement vos objectifs.

10 – Mesurez l’impact, les résultats de votre événement d’entreprise et communiquez encore !

Pour savoir si vos objectifs ont été atteints, appuyez-vous sur des indicateurs de performance (KPI) concrets que vous aurez déterminé en amont :

• Le nombre total de participants
• Le taux de satisfaction
• Les retours sur investissement
• Les retombées médiatiques et ou mentions sur les profils de chacun.

Vous pouvez collecter les avis des participants via un formulaire simple ou une enquête post-événement. Leurs retours vous donneront une vision plus fine de leur expérience, des points forts aux axes d’amélioration. Cette phase d’analyse incontournable vous permet de mesurer l’impact réel de votre événement et d’ajuster votre stratégie pour vos prochaines éditions.

Et parce qu’un événement d’entreprise n’est pas simple à gérer seul, n’hésitez pas à demander l’aide de professionnels.

Remplissez notre formulaire et construisons ensemble l’événement de vos rêves : cliquez ici.