Lexique événementiel : les 30 termes à connaître

Lexique événementiel, découvrez nos 30 termes les plus importants à connaître pour mieux collaborer avec les parties prenantes

Lexique événementiel : le vocabulaire essentiel du secteur

L’organisation d’événements professionnels, qu’il s’agisse de séminaires, de congrès ou de conventions, repose sur un langage technique et parfois très spécifique, un lexique de l’événementiel.

Du brief au rétroplanning, du catering à la régie, maîtriser ces termes vous permettra de mieux dialoguer avec vos prestataires, d’éviter les malentendus et de gérer vos projets événementiels avec sérénité.

Pour vous y aider, nous avons rassemblé ici les 30 termes clés autour de l’organisation d’événements, classés par catégories. Ce lexique vous offre un panorama complet des notions indispensables à connaître.

1 – Documents et gestion de projet événementiel

AO (appel d’offres)

Un AO, ou appel d’offres, est une procédure encadrée par la loi, qui vise à garantir un choix transparent, équitable et fondé sur des critères objectifs lors de la sélection d’un prestataire. Le but est d’obtenir des propositions techniques et financières claires, adaptées à votre projet.

Dans l’événementiel, un AO peut concerner l’organisation complète d’un séminaire, la recherche d’un lieu ou la production d’un aftermovie.

Brief

Le brief est un rendez-vous entre vous et l’agence événementielle. Il permet de saisir le contexte, les enjeux et vos attentes. Objectifs, messages à faire passer, publics concernés, ambiance souhaitée, contraintes : tout est abordé pour poser les bases d’une proposition pertinente. C’est ce moment d’écoute et de dialogue qui permet à l’agence de formuler une recommandation alignées avec votre vision.

Conducteur

Le conducteur d’événement est un document opérationnel qui détaille le déroulé de l’événement minute par minute. Il indique qui fait quoi, quand et comment. C’est un indispensable pour coordonner les équipes, éviter les imprévus et garantir que tout se passe comme prévu. Par exemple, il précise à quelle heure commence la prise de parole, quand lancer la vidéo, ou à quel moment servir le cocktail.

Roadbook

Le roadbook, ou carnet de route, est un document qui détaille heure par heure le déroulé de l’événement. Il rassemble toutes les informations utiles : planning, contacts clés, lieux, rôles des intervenants, logistique. Il sert de référence pour les équipes sur le terrain, afin que chacun sache quoi faire, où et à quel moment.

Rétroplanning

Le rétroplanning est un calendrier qui part de la date de l’événement pour remonter dans le temps et planifier chaque étape de préparation. Il indique qui fait quoi, et pour quand. C’est un outil essentiel pour respecter les délais et anticiper les imprévus. Par exemple, il vous permet de fixer la date limite pour valider le lieu, lancer les invitations ou boucler la régie technique.

2 – Production et technique

Régie

La régie désigne l’espace technique où sont installés les équipements audio, vidéo et lumière d’un événement. Elle peut aussi faire référence à l’équipe de techniciens, appelés régisseurs, qui pilotent ces équipements. Depuis la régie, ils coordonnent le son, les éclairages, les vidéos ou les effets visuels pour assurer un déroulé fluide et professionnel.

Grill

Le grill n’est pas un BBQ mais est une structure métallique fixée ou suspendue au plafond d’une salle, utilisée pour accrocher du matériel technique comme les projecteurs, les enceintes ou les écrans.

Filage

Le filage est la répétition d’un événement réalisée sur le lieu où il se déroulera. Il consiste à rejouer chaque étape du programme dans les conditions réelles, du début à la fin, en respectant le timing prévu. L’objectif est de repérer les points à ajuster, valider la coordination entre les équipes et s’assurer que tout est prêt le jour J. Il permet de tester les enchaînements de prises de parole, les effets techniques et les déplacements sur scène.

Filage Technique

Le filage technique est une répétition centrée sur les aspects techniques de l’événement. Cela permet aux équipes son, lumière, vidéo et régie de tester l’ensemble du matériel et de valider les enchaînements.

Rough

Un rough est une illustration qui permet de visualiser à l’avance l’aménagement et l’ambiance de l’événement. C’est une esquisse ou un dessin 3D qui vous donne un aperçu du rendu scénographique : disposition des espaces, lumière, décor, circulation. Il vous aide à valider les choix avant la mise en place réelle.

Toppeur

Le toppeur est la personne chargée de donner les “tops départs” aux équipes techniques pendant l’événement. Ce rôle permet de synchroniser les changements de lumière, les lancements de vidéos, les effets sonores ou encore les prises de parole. Grâce à ses signaux, le toppeur assure un déroulé fluide et parfaitement coordonné.

3 – Formats événements

Séminaire

Le séminaire est un événement interne, organisé sur une ou plusieurs journées, qui alterne sessions de travail et moments de convivialité. L’idée est de rassembler vos équipes pour avancer sur un projet commun, renforcer la cohésion ou transmettre une vision.

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Colloque

Un colloque est un événement professionnel qui réunit des experts autour d’un sujet précis. Il permet de partager des connaissances, des retours d’expérience et de débattre sur des enjeux du secteur. Organiser un colloque, c’est créer un espace d’échange structuré, souvent sous forme de conférences, de tables rondes ou de sessions de questions-réponses. C’est aussi un levier de positionnement pour votre entreprise sur un sujet stratégique.

Congrès

Un congrès est un événement de grande envergure qui réunit des professionnels autour d’un même sujet ou d’un domaine commun. Il s’étend souvent sur plusieurs jours et combine conférences, ateliers, tables rondes et moments de networking. C’est l’occasion pour chacun de s’informer, de partager ses expériences et de créer des liens avec d’autres acteurs du secteur. Par exemple, un congrès sur la transition énergétique peut rassembler des experts, des entreprises et des institutions pour faire avancer les pratiques et les idées.

Convention

Une convention est un événement, généralement annuel, qui réunit les collaborateurs d’une même entreprise ou d’un même réseau autour d’un objectif commun. Elle sert à partager les grandes orientations, célébrer les réussites, renforcer la culture d’entreprise et créer un sentiment d’unité.

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Symposium

Un symposium est un événement professionnel centré sur une seule discipline, souvent scientifique. Il réunit des experts pour partager des recherches, débattre d’idées et faire avancer la réflexion sur un sujet précis. Contrairement à une conférence plus généraliste, le symposium est souvent plus pointu et spécialisé.

Conférence

Une conférence est un événement centré sur un thème précis, animé par un ou plusieurs experts. L’objectif est de transmettre des connaissances, de partager des points de vue et de susciter des échanges avec le public. C’est un format efficace pour sensibiliser, inspirer ou former vos équipes.

Convention

Un roadshow est une tournée événementielle où un même format d’événement est reproduit dans plusieurs villes, à des dates différentes. Le but est d’aller à la rencontre de différents publics sans les faire se déplacer, tout en gardant une cohérence dans le contenu et l’image de marque.

4 – Animations et dynamique de groupe

Workshop

Un workshop est un atelier de travail collaboratif agile, organisé autour d’une problématique précise définie à l’avance. Les participants y réfléchissent ensemble pour trouver des idées, résoudre un problème ou faire émerger des solutions concrètes. C’est un format interactif, souvent utilisé lors de séminaires ou de conventions, pour impliquer activement les équipes.

Il est utilisé par exemple par metabox, l’un de nos partenaires notamment pour la définition de stratégies marketing digital.

Team building

Le team building est conçu pour renforcer la cohésion entre les membres d’une équipe. Il se déroule en groupe, souvent dans un cadre informel, et prend la forme d’activités ludiques, sportives ou créatives. On cherche à améliorer la communication, motiver les équipes, intégrer les nouveaux arrivants et créer un esprit collectif.

Pour vous aider à choisir une activité adaptée à vos enjeux d’entreprise, nous avons rassemblé plusieurs idées de team building, testées sur le terrain.

Brainstorming

Le brainstorming est une méthode de réflexion en groupe pour faire émerger un maximum d’idées. Chaque participant partage librement ses suggestions, sans filtre ni jugement. Cette approche est utile pour trouver un thème original, imaginer des animations ou concevoir un format d’événement qui sort du lot. L’objectif est de stimuler la créativité collective pour construire un événement à fort impact.

5 – Événements hybrides et digitaux

Événement hybride

Un événement hybride combine une présence physique sur site et une diffusion en ligne. Il permet à la fois d’accueillir des participants sur place et de toucher un public à distance. C’est une solution avantageuse pour élargir votre audience, réduire les contraintes de déplacement et proposer une expérience accessible à tous.

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Streaming

Le streaming désigne la diffusion en direct d’un événement sur Internet ou via un réseau privé. Il permet à des personnes qui ne sont pas sur place de suivre l’événement en temps réel, où qu’elles soient. C’est une solution idéale pour élargir votre audience, notamment dans le cadre d’un événement hybride.

Aftermovie

Un aftermovie est une vidéo courte qui retrace les moments forts de votre événement. Il permet de montrer l’ambiance, de valoriser ce qui a marqué les esprits et de prolonger l’impact bien après la fin. On y retrouve par exemple des extraits de prises de parole, des réactions du public, des scènes de coulisses et tout ce qui rend votre événement vivant et mémorable.

Concrètement, après un séminaire, vous utilisez l’aftermovie pour remercier les participants, communiquer en interne ou partager les temps forts sur LinkedIn.

Post-production

La post-production désigne tout ce qui se passe après l’événement pour finaliser le projet. Cela inclut la récupération des photos, la création de l’aftermovie, l’envoi des factures, les retours des prestataires et le débrief avec le client. C’est une étape clé pour mesurer l’impact de l’événement et capitaliser sur les contenus produits.

Pilotage et performance

Incentive

Un événement incentive a pour but de motiver vos équipes en les récompensant de manière stimulante. Il repose sur l’idée que la reconnaissance booste l’engagement et la performance. Ce type d’événement prend souvent la forme d’un voyage, d’une activité sportive ou d’un défi collectif. Par exemple, offrir un week-end d’aventure à l’équipe commerciale après l’atteinte des objectifs permet de renforcer la cohésion tout en valorisant les efforts fournis.

Nous organisons régulièrement des voyages incentive pour récompenser les équipes et renforcer la cohésion.

KPI

Les KPI, Key Performance Indicators (indicateurs clés de performance), sont des mesures qui permettent d’évaluer l’efficacité d’un événement. Ils vous aident à savoir si vos objectifs ont été atteints. Parmi les KPI les plus utilisés : le taux de participation, le taux de satisfaction des invités, l’engagement sur les réseaux sociaux ou encore le retour sur investissement.

Ces mesures sont souvent réalisées à travers des enquêtes de satisfaction.

Plénière

Une plénière est une session à laquelle participent tous les invités d’un événement. Elle ouvre souvent l’événement ou marque un moment fort du programme. C’est l’occasion de transmettre un message commun, de lancer la thématique ou de donner une vision d’ensemble.

7 – Participants et Logistique

PAX

Le terme pax est utilisé pour désigner le nombre de participants à un événement. Il s’agit simplement du mot “personnes” dans le langage professionnel de l’événementiel. Si vous organisez un dîner pour 100 pax, cela signifie que 100 personnes sont attendues. Ce terme est utilisé dans les devis, les réservations ou les échanges avec les traiteurs et les lieux de réception.

Catering

Le catering, ou service traiteur, désigne tout ce qui concerne la restauration pendant l’événement. Cela inclut la préparation des repas, leur livraison sur place, la mise en place et le service. Par exemple, pour un séminaire d’équipe, le catering peut prévoir un petit-déjeuner d’accueil, un déjeuner assis et une pause-café l’après-midi.

Speaker

Le speaker est l’intervenant ou animateur qui prend la parole. Il peut s’agir d’un expert, d’un collaborateur, conférencier, journaliste ou d’un professionnel de l’animation. Il doit captiver l’audience, transmettre un message clair et rythmer les temps forts. Beaucoup du succès de la manifestation repose sur lui.

8 – Normes et écoresponsabilité (RSE)

Normes ISO 20121

La norme ISO 20121 est une certification internationale dédiée à l’organisation d’événements responsables. Elle vise à intégrer les principes du développement durable dans toutes les étapes : planification, production et gestion. Concrètement, elle encourage les organisateurs à limiter l’impact environnemental, à impliquer les parties prenantes et à favoriser les retombées positives pour la société. Une entreprise certifiée ISO 20121 veillera à réduire les déchets, à choisir des fournisseurs locaux et à respecter des critères sociaux et éthiques.

Événement écoresponsable

Un événement écoresponsable vise à limiter son impact sur l’environnement tout en intégrant des valeurs sociales. Cela passe par des choix responsables à chaque étape : transport, alimentation, gestion des déchets, communication ou sélection des prestataires. Par exemple, organiser un séminaire local pour éviter les trajets en avion, proposer un menu végétarien de saison, ou collaborer avec des fournisseurs engagés dans une démarche durable.

Nous voilà à la fin de ce lexique événementiel avec 30 termes incontournables de la profession.

Pourquoi ces 30 termes ?

Pourquoi ces 30 termes ?

Nous avons sélectionné ces 30 termes car ils couvrent l’essentiel du vocabulaire à connaître pour organiser un événement d’entreprise. Ce lexique vous donne une vision large mais précise, en couvrant à la fois la logistique et la technique, les formats d’événements et les normes.

De plus nous avons également intégré les nouveaux usages et tendances comme les événements hybrides, le streaming et l’écoresponsabilité, qui prennent aujourd’hui une place importante dans les cahiers des charges et sont fortement recherchés.

Grâce à ce lexique, vous disposez d’une base de vocabulaire solide pour mieux préparer, organiser et réussir vos événements, tout en comprenant parfaitement les enjeux et les échanges avec vos partenaires et prestataires.

Et si vous préférez confier l’organisation à une équipe experte, CJCOM – agence événementielle est à vos côtés pour créer un événement sur-mesure et à fort impact.

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